Jobcarving door UW bij RVO.NL: “De afdeling heeft enorm aan efficiency gewonnen”

RVO.NL (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) voert het beleid uit van het ministerie van EZ op het gebied van onder andere duurzaam ondernemen. Het team van Martijn Voerman – ongeveer 25 medewerkers – zorgt voor de financiële afhandeling van subsidies die bedrijven aanvragen voor onderzoek naar duurzame energie. “Dat kunnen kleine bedrijven zijn, maar bijvoorbeeld ook universiteiten”, aldus Martijn. De afdeling heeft meer dan 600 dossiers in beheer.

“Een collega wilde ervaring opdoen met jobcarving binnen RVO.NL en vroeg of mijn team daar aan mee wilde werken”, vertelt hij verder. “Omdat ik wel houd van een experiment, heb ik ja gezegd.”

Jobcarving, ook wel functiecreatie genoemd, is het weghalen van eenvoudige taken bij – meestal hoogopgeleide – medewerkers en die taken clusteren en laten uitvoeren door een medewerker met een arbeidsbeperking. Daardoor kunnen de medewerkers zich concentreren op hun hoofdtaken.

Toen begon het kwartje te vallen
Martijn: “In mijn team werken voornamelijk financiële experts met een hoog inhoudelijk niveau. Ik had in het begin zo mijn twijfels over jobcarving, want kun je bij onze hoogopgeleide medewerkers wel genoeg taken weghalen om iemand aan het werk te houden? UW heeft vervolgens alle werkprocessen op de afdeling systematisch in kaart gebracht. Toen ik de uitkomst daarvan zag, begon bij mij het kwartje te vallen…”

“Een aantal taken bleek vaak te blijven liggen in de dagelijkse hectiek. Een voorbeeld. Bedrijven moeten regelmatig rapportages over de aan hen verstrekte subsidies inleveren. Herinneringen sturen bleef vaak liggen bij ons, waardoor er op het laatste moment ineens heel veel tegelijk verstuurd moesten worden, waarop weer heel veel reacties tegelijk binnenkwamen. Dit veroorzaakte een grote piek in onze werkbelasting en ook irritaties bij onze klanten. Die herinneringen kun je dus beter laten versturen door een medewerker die niet in die dagelijkse hectiek zit. En zo waren er meer taken.”

Functieprofiel opgesteld
Op basis van deze taken heeft Martijn samen met UW een functieprofiel opgesteld. “UW heeft daarna Sylvia voorgesteld”, vertelt Martijn. “We hebben een sollicitatiegesprek gehouden en ik zag het al heel snel zitten. Sylvia is een harde werker, we moesten haar in het begin wel eens afremmen. Begeleiding door UW was er natuurlijk wel, maar was niet hard nodig, want het ging snel goed.”

Er wordt een nieuwe medewerker voorgesteld na jobcarving als ingeschat wordt dat het bedrijf daar echt voordeel van heeft. Dat lijkt bij RVO.NL duidelijk het geval te zijn. “De afdeling heeft enorm aan efficiency gewonnen sinds Sylvia hier werkt en een aantal taken heeft overgenomen binnen het team”, aldus Martijn. “Haar komst naar RVO.NL heeft zich zeker terugbetaald. Ook onze klanten zijn tevreden, want ze krijgen hun herinneringen nu keurig op tijd.”

Vooroordelen opzij zetten
Heeft hij nog tips voor andere bedrijven? Martijn: “Ik zou bedrijven aanraden om vooroordelen over jobcarving opzij te zetten. Er is veel meer mogelijk dan je in eerste instantie misschien denkt wat betreft bundelen van eenvoudige en vaak tijdrovende taken.”

Sylvia is zelf ook heel tevreden met haar werk bij RVO.NL. “Het leukst vind ik dat ik heel zelfstandig kan werken, ik kan mijn eigen werk organiseren, ze merkten al snel dat ik dat kan. Je wordt overal bij betrokken, je bent gelijkwaardig met iedereen, ook dat vind ik leuk. Ik was de eerste met een arbeidshandicap die hier kwam werken. Dat was voor hen dus nieuw, maar er wordt goed rekening mee gehouden. Het is natuurlijk belangrijk dat je zelf aangeeft wat je wel en niet kunt. Maar als je wil, dan kun je heel veel hoor!”

Meer informatie over RVO.NL staat op www.rvo.nl.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van jobcarving / functiecreatie in uw organisatie? Neemt u dan contact op met Marijn Gelderloos van UW via m.gelderloos@uw.nl of 06-51670036.